Anche all’interno di un condominio vigono alcune importanti regole relative alla privacy dei condomini. Pensiamo, ad esempio, ai condomini in cui è necessario installare una video camera che registra tutti i movimenti in ingresso e in uscita dall’edificio. In questi casi, è fondamentale applicare tutte le regole del caso per garantire la privacy ai condomini.
La figura che risponde della privacy in un condominio con l’entrata in vigore del nuovo GDPR sulla privacy è proprio l’amministratore di condominio. A partire dal 25 maggio 2018 infatti, è entrato in vigore il Regolamento UE 2016/679 che stabilisce le norme relative alla protezione dei dati delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali e alla loro circolazione. Queste si applicano anche ai contesti residenziali e commerciali.
Il ruolo dell’amministratore di condominio come responsabile del trattamento dati
Così come in azienda esiste una figura chiamata DPO chiamata a sorvegliare il rispetto di tali norme, anche nei condomini deve esserci una figura di riferimento e questa è l’amministratore di condominio. Dovrà preoccuparsi di rispettare il regolamento in ogni sua parte tenuto conto della responsabilità e risarcimento del danno e delle sanzioni.
Il Titolare del trattamento dei dati rimane il Condominio che per sua natura, non essendo dotato e organizzato con struttura propria, demanda all’amministratore, quale professionista esterno, quasi tutti i trattamenti.
Il titolare, condominio, attraverso l’assemblea e/o il suo legale rappresentante, dovrà, a seconda del contesto e delle finalità dei trattamenti, valutare i rischi per i diritti e le libertà delle persone fisiche mettendo in atto misure tecniche e organizzative adeguate per garantire e dimostrare il rispetto del Regolamento.
Dovrà:
- far predisporre una informativa adeguata rispetto al GDPR da far pervenire o mettere a disposizione degli interessati (chiunque detiene un diritto reale o di godimento e i cui dati sono in possesso del condominio o di chiunque accede in uno stabile dotato di videosorveglianza);
- rispettare e far rispettare i principi del regolamento e i diritti degli interessati (art. 5 e artt 12 a 22 Reg. UE 2016/679);
- trattare i dati secondo liceità (art. 6 Reg.UE 2016/679);
- provvedere in forma scritta alle nomine dei responsabili al trattamento e/o autorizzati (amministratore di condominio, fornitori di servizi che utilizzano dati personali, videosorveglianza, dipendenti del condominio, ect);
- predisporre misure di sicurezza adeguate qualora vengano svolti trattamenti presso il condominio (ad esempio un archivio cartaceo, registrazioni immagini, smistamento corrispondenza e raccolta pacchi, monitoraggio degli accessi come lettura targhe, ect);
- valutare l’impatto privacy prima di ogni nuovo trattamento (ed esempio installazione di impianto di videosorveglianza, apertura varchi da remoto e registrazione accessi, utilizzo videocitofono da remoto, ect);
Le responsabilità dell’amministratore di condominio in quanto a privacy e GDPR
Se il condominio è il titolare del trattamento dati, quasi sono le responsabilità dell’amministratore di condominio?
L’amministratore di condominio, quale responsabile del trattamento dati , dovrà:
- trattare i dati solo secondo le finalità e le modalità del suo mandato e dettate dalla legge (obbligo giuridico);
- garantire la riservatezza delle persone da lui autorizzate al trattamento dei dati (collaboratori);
- adottare e dare evidenza delle misure di sicurezza presenti presso il suo studio;
- assistere il titolare del trattamento, il condominio, nel garantire i diritti degli interessati;
- assistere il titolare del trattamento, il condominio, al rispetto delle misure di sicurezza dei dati trattati, ai rapporti con l’Autorità di controllo, Garante, a valutare l’impatto di nuovi trattamenti;
- al rispetto dei diritti degli interessati da parte del titolare;
- consentire le ispezioni da parte del titolare per la verifica del rispetto del GDPR;
- informare immediatamente il titolare se uno dei trattamenti violi il regolamento o vi siano violazione dei dati in suo possesso.
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